我們都知道那種感覺。你以為這只是一個和其他工作一樣簡單的工作，但現在你讀了簡報，感覺自己淹沒在所有那些部分和引發焦慮的期限中。
歡迎來到複雜專案管理的世界。
最好提前充分準備這些巨大的工作。但即使你在最後一刻救援，我們的8個優秀技巧也有望幫助您在不給您太多灰色頭髮的情況下達成這些期限。
1. 建立團隊並分配角色和責任
在成功實施複雜專案管理的第一步是建立一個值得信賴的才華橫溢的團隊。作為經理，您需要考慮完成專案所需的技能，並在您聘請的人員中反映出來。但不要只看技術技能，企業文化也同樣重要。例如，如果您的焦點是再生能源，您不太可能想要前石油行業主管。
準確地定義每個人的角色有助於從一開始就設定期望值，並在整個專案中保持動力。沒有人想聽到他們會管理銷售團隊，只發現在他們的待辦清單中有一堆人力資源數據輸入任務。
當涉及到責任時，您也需要同樣清楚。領導複雜專案無法由一個人完成。是的，您可能是專案經理，但您必須將部分責任委派給您信任的團隊。例如，您根本沒有時間深入了解社交媒體活動的每個細節。相反，將技術問題留給您的社交媒體經理，僅要求在進展中提供戰略和關鍵數字。 確保每個人的責任從第一天開始就很清楚。某些人具有行政權力，而其他人尊重這一點至關重要。
2. 花時間明確定義目標
在開始工作前，很容易沒有花時間仔細思考要做什麼。當時間緊迫，壓力很大時，你想要滿足所有要求，讓工作不再煩惱。 但這對所有人來說都很少有好的結果。作為經理，你會感到無助和失去控制，你的團隊缺乏明確的方向，而客戶最終也會得到他們不真正想要的東西。
因此，你首先要做的就是詳細與客戶談論他們的主要和次要目標。通過確定、定義和專注於你的目標，你可以簡化複雜的項目管理決策。 看板是許多經理喜愛的工具，用來關注主要目標。在最左側的列中，保持你的主要目標清晰可見。這使它們存在於每個人的腦海中，你總是可以問自己：這如何有助於我們的目標？
明確定義目標的過程也可以幫助大規模項目管理的動機。如果你的員工感覺到他們的工作對項目的整體意義不重要，他們很快就會感到幻滅。然而，當你可以將他們的努力與更大的圖景相連接，你就顯示了他們的貢獻有多麼有價值。
3. 建立可行的路線圖(roadmap)以實現目標
你已經定義了你的目標，你準備好開始了，對吧？ 嗯，還不完全是。 如果你沒有將你的專案分解成可管理的單元，你和你的團隊很快就會感到不知所措。
從戰略角度來看，我們建議用S.M.A.R.T來定義你的目標：
具體的 (Specific)
可度量的 (Measurable)
可實現的 (Achievable)
相關的 (Relevant)
有時限的 (Time-bound)
接下來，你可以啟動一款強大的專案管理工具，並開始創建組成整個專案的個別任務。根據你的 SMART 目標，使用能讓你為每個任務指定截止日期的軟體，這樣可以使任務有時限，並包含明確的指示和任何額外的資源，以便使你的團隊順利開始工作。
在規劃期間，複雜的專案管理通常涉及大量的任務，因此你可以標記某些日期作為偶爾的里程碑。里程碑的簡單示例可能是預算批准、產品推出或客戶評論。請務必花時間慶祝這些里程碑。當你在帶領複雜的專案時，很容易陷入細節中。但我們都是人類，承認小勝利對你的團隊參與至關重要。
越來越多的團隊開始使用 Scrum 方法將大規模專案管理劃分為兩週的「sprint」，即相關任務的集合，你可以重複、反思並將其作為下一個 sprint 的基礎。
4. 預留意外的空間
即使最好的專案經理人也可能會忘記風險管理的重要性。這應該成為你整個專案計畫的一部分，而不是被視為一個獨立的規劃過程。
在複雜的專案管理中，很容易就能明白為什麼要預留意外的空間。由於有許多變動的元素、未經測試的工作任務、需要依賴第三方以及所有那些你無法預料的冷門風險，因此準備工作至關重要。當然，你無法為所有事情做好準備。就算是NASA也未能發現有幾顆小行星幾乎撞擊地球。
風險管理就是考慮可能發生的突發事件，並合理地減少其發生的可能性。你可以透過制定應變計畫來降低某些風險，改變做事方法來避免一些風險，以及接受某些風險但不至於損害整個專案。如果你有足夠的資金和人脈，也可以將風險轉移給其他方，例如聘請律師處理法律責任。
5. 確保清楚的溝通成為你的優勢
當你從事複雜專案管理的業務時，你需要慣於簡化複雜事物。因此，我們強烈建議你準備一份溝通規則，讓所有利益相關者都在同一頁。這包括在你的專案管理軟體中，將所有與任務相關的更新和查詢保留在任務卡上，避免使用即時通訊軟體下達指示，通過視訊將所有利益相關者納入會議…等等。
也要確保從錯誤中學習。你的溝通規則應該得到尊重，但這並不意味著它不能改變。如果你因為新版本文件藏在被遺忘的電子郵件中而提供了過時文件，就設定一個規則，避免再次發生這種情況。
關於文件，如果你還沒有使用協作檔案，那麼現在是時候意識到它的效率了。你可能不把共享文件視為一種通訊工具，但當你對文件進行建議的編輯並留下註釋時，你會想知道你之前是如何存活下來的。最大的好處是你不會有同一文件的多個版本，這可以為你和你的團隊節省大量的壓力和挫折。但在你詢問之前，你可以使用檔案修訂歷史功能查看以前的版本。 所有這些溝通技巧都有助於減少錯誤溝通，這往往會導致重要信息掉入漏洞中，錯過截止日期和令人憤怒的關係。
6. 創造健康、充滿活力的團隊精神
建立健康的團隊精神在任何情況下都是一個重要的優勢，尤其是在管理複雜項目時更是如此。您希望每個人都能彼此放開並互相支持，有很多方法可以實現這一點。 首先，在招聘過程中開始。如我們早些時候所說，您希望人們分享您的企業文化，因此在面試過程中留意潛在的自私、侵略性或不全力投入的行為。接下來，在員工入職期間努力將新員工與團隊融合在一起。理想情況下，每位員工都熱烈歡迎新招聘的成員，因為他們重視自己的先前經驗。
如果您的團隊存在不良傾向，較害羞的成員將缺乏信心提供創新的新想法，而對於複雜項目管理至關重要的協作也會陷入停滯。
相反，團隊之間友好的氛圍也可以讓您在個人層面上發揮最佳水平。確保讚揚公開，批評建設性但保持低調，以保持良好的氛圍，並在您看到行為低於您的標準時及早介入。
7. 不要害怕直言不諱
坦白說，客戶可能是複雜專案管理中最困難的部分。
他們通常對完成專案所需的成本和時間估算不了解，也總想讓預算盡量節省，這時候，提出修改專案範圍可能讓你感到不舒服。 有經驗的複雜專案經理都會告訴你，為了避免衝突而保持沉默絕對是不明智的做法。這樣只會讓問題在表面下潛伏，直到最後引爆，擾亂整個專案的進度。
缺乏經驗的專案經理最容易陷入這個陷阱。他們缺乏自信，不敢放下身段直言不諱，只能接受客戶的期望完成時間，卻清楚地知道這需要團隊付出不可承受的努力。
如同溝通章節中所強調的，你需要盡可能地消除複雜專案中的障礙。擔心因問題失控而觸怒他人是一個你可以輕易消除的障礙。所以，勇敢面對，拿起電話，處理問題。
8. 開始行動吧！
困難會導致猶豫不決，像是你被困在哪條路徑才是最佳路徑的詭辦中，很可能兩者都有其優點和缺點。當然，你不想輕率行事，但重複討論同樣的論點卻不採取任何行動的次數是有限的。
當你在管理複雜的專案時積累經驗，你會開始識別出對你和你的團隊的常見障礙。與其讓它們掌控局面，不如探索策略，如何開始行動並接受後果。
減少猶豫不決的常見方法是設定會議的嚴格時間限制。每個人都知道這個規則，沒有任何藉口。壓力在於做出決定並回到工作中，所以人們知道他們必須得出結論。 鼓勵團隊之間進行妥協。例如，如果一個決定給你的銷售團隊帶來了很大的壓力，下一步給他們更多的好處。這將有助於在你的團隊中培養一個健康、公平的環境。
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我們希望這些提示可以讓你有信心像專業經理人一樣處理那些艱困的專案。但即使你想要證明自己是最聰明的經理人，也不需要孤軍奮戰。 在處理複雜專案時，擁有正確的工具並且知道如何使用它們，可以是你的秘密武器。幸運的是，Bitrix24 就是為這些情況而創建的，並且提供了你需要的所有軟體，全部都在一個平台上。 所以，如果你想要增強招聘、組織、溝通、規劃等方面的能力，現在就立即試用 Bitrix24。
常見問題：
什麼樣的專案算是複雜專案？
當專案中有某些不確定性時，專案就變成了複雜專案。這可能是一個有很多流程的大型專案，或者目標是前所未有的，沒有建立的計畫來實現它。
如何建立複雜專案計畫？ 建立複雜專案計畫的最佳方式是：
確定整體目標
詳細計畫每個任務
設定可達成的截止日期
將專案分成更小、更易管理的目標
制定風險管理計畫
處理複雜專案需要哪些工具？ 處理複雜專案所需的基本工具包括：
專業的任務管理軟體
帶有甘特圖功能的行事曆
360度的溝通管道
自動化工具來節省時間
分析工具來改進未來的工作
Bitrix24 常見問題解答 (FAQ)
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