不只是您！我們大多數人都覺得有時我們的工作太多了，而對於中小企業主來說，情況更糟。
我們知道工作超出負荷是什麼樣子的：您開始容易出錯，脾氣暴躁，錯過案子的最後期限。 但是，當情況變得艱難時，這不僅對您的業務不利。您的壓力會隨著你承擔的每一項額外工作而上升，如果你不盡快掌控這個問題，你將在一條單行道上精疲力盡。
我們整理了 10 個技巧來對抗和克服工作超負荷，特別是針對中小企業主。所以讓我們找出當你有太多工作時如何保護自己。
Q.常見問題：工作超負荷的跡像是什麼？
當人們工作過多時，通常會出現以下症狀：
容易激動
經常犯錯誤
失去幽默感
頭痛
工作到深夜
難以放鬆或分心
永無止境的待辦事項
A1. 改變你看待工作的方式
理論上您就算住在漏水的帳篷裡的橋下，但只要你積極地看待它，你仍然會很開心。當你看到那些工作過多的跡象——手心出汗、腦霧、心跳加速——停下來，給自己一些積極的自我對話。
與其說”我將如何完成這項艱鉅的任務？”，不如問問自己“下一步我可以採取哪些最專業的方式來完成這項工作？” 這樣，您就可以只專注於手頭的任務，並且知道這是您當時可以做的最好的事情。
另一種基於觀點的技巧是停止強迫自己在辦公室或家中被分心的事情所包圍。相反，改變你的環境，看看它如何幫助你的方法。一個新的美景可能正是你打破僵局並讓事情進展所需要的。
A2. 在頁面上記下一些東西
很多時候，問題不在於您必須做的工作量，而是隨之而來的對失敗的極度恐懼。這種恐懼的很大一部分源於有一張白紙，不希望一開始就是”錯誤的”。
克服這種工作壓力變化的一種方法是打開一個新的文件並嘗試一些隨手記下一些妄想的字詞。在五分鐘內，像沒人在看一樣寫下你所能做的一切，開始你已經為你的任務做了一個開始。 五分鐘後，您就可以開始將你凌亂的想法組織成邏輯部分，這些部分會逐漸開始變得有意義。
A3.優先考慮睡眠
當然，當你睡著時，幾乎沒有工作效率，但至少你為第二天的工作效率做好了準備。非常多的中小企業主工作太多而忽視睡眠，我們都知道這種做法是不可能持續的。
通過定期獲得足夠的睡眠，您可以讓您的大腦放鬆並為接下來的一天充電。這樣，您可以更清楚地看到事情並在工作中做出更好的決策。
當 工作超出負荷 時，很想通宵達旦的儘快完成。但是你最好在正常時間上床睡覺並早點醒來繼續。經過一天的大量工作後，您更有可能犯錯誤、分心，並將簡單的任務變成艱鉅的挑戰。 相反，人類在早上最有創造力和動力的第一件事是，所以你可以在休息後做得更好。
A4. 了解如何正確斷開連接
在過去的十年中，當如此多的企業家開始學習冥想也就不足為奇了。雖然工作壓力增加了，但我們渺小的人類大腦卻沒有，所以我們需要找到休息的方法。睡眠當然是這裡的關鍵，但您需要找到其他方法在您醒著時斷開工作（手機、筆電還有社群媒體）的連接。 脫離工作超負荷的常見方法包括：
冥想、運動、園藝、藝術欣賞、看小說、烹飪、學習一個新的、有創意的愛好
但是，要正確地放下工作，您不能只是坐在瑜伽墊上並希望獲得最好的結果。如果沒有練習，直到你上床睡覺，你的腦海中仍然會有壓力，而且到了明天早上它仍然會存在。與其將其視為可以更好地花在工作上的時間，不如將放鬆作為工作日不可或缺的一部分，是一種使事情保持正確，保持士氣高漲並確保長期動力的方法。
A5.監控你如何度過你的時間
我們中的許多人都覺得沒有足夠的時間可供我們使用，並且每天結束時都覺得我們一無所獲。但是使用適當的時間追蹤管理功能，您可以發現自己的弱點並製定改進計劃。
為了發揮作用，您需要專門為一天中的每一部分計時。並且分開識別並紀錄每個電話，這樣你就可以看到哪些電話很快，哪些電話會佔用你的一天。像是大部分的社交媒體，主要在讓我們保持娛樂和參與黏著，直到我們的身體告訴我們不行了。因此，一旦您的時間跟踪器不可避免地建議您刪除社交媒體應用程序，請認真地思考看看吧！
A6.讓技術站在你這邊
如果您在日常使用IT資訊方面一直很慢，那麼Bitrix24非常適合您。當您的工作量過多時，技術通常可以介入並讓生活更輕鬆。
一個簡單的例子是使用 CRM 作為個人助理。您無需在電子郵件中拼命尋找三年前您在會議上遇到的那家公司的地址，而是可以自動將所有內容存儲在一個可搜索的資料庫中。更棒的是，最好的工具會記錄您與他們的每一次互動，並允許您增加特殊附註，因此您幾乎擁有世界上最好的記憶力，誰不想這樣呢？
這不是你可以給多自己時間的唯一解法。正如我們之前提到的，您的時間跟踪管理可能會告訴您在設置專案上工作太多。但是，使用正確的專案管理功能，您可以為重複專案設置一次標準並保存模板，以便下次只需點擊即可套用。
A7.自動化那些討厭的小任務
如果您有”工作太多，時間不夠”的感覺，那麼讓自動化RPA協助您這邊可能是明智之舉。RPA自動化可以處理簡單、重複的任務，這些任務會佔用您幾乎無法承受的時間。不過，這不僅僅是一個節省時間的工具，你還可以減少在你沒有完全投入時很容易犯的錯誤。
那麼自動化的例子有哪些？ 像是電子郵件，發送出去時內文可能有一堆文字，您可以在收到通知後立即查看，而不用寫出完整的電子郵件。譬如感謝訊息、報價單、發票等等才是重要的目標。每個事情可能看起來很小，但加在一起，它們將為您節省大量時間。
您還可以一舉設置重複事件，而不是每週在同一時間創建單獨的會議。 任務分配可能需要人工干預。但通常，您可以對您的 CRM 進行編程，以便每次將新線索分配給不同的銷售代理，確保他們也沒有太多的工作。
工作超出負荷 雲端管理平台
利用現代和智能的雲端工作管理平台。使用 Bitrix24 即時跟踪任務績效、改善團隊協作和自動化工作流程。使用遊戲化功能來衡量和減輕工作壓力。
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A8. 了解重要和緊急之間的區別，然後用它來計劃你的任務
「艾森豪矩陣」（Eisenhower Matrix，或稱為「優先矩陣」）依「重要性」（important）和「緊急性」（urgent）為軸，將工作劃分成4個象限，分為：緊急且重要、緊急但不重要、不緊急但重要、不緊急也不重要。而當遇上無法判斷該項工作是否重要時，則可試著分析其影響全局的程度。善用艾森豪矩陣，可集中資源投入在最有成果的工作，減少浪費資源在沒有效益的任務上。
例如與頂級客戶在最後期限之前完成，應立即排在您的優先級列表的首位。 第二類可能是上傳文章之類的東西。是的，時機很重要，但如果不完成，這不會是世界末日。這些類型的任務非常適合委派。通過讓他們決定制定和釋放您自己的時間表來授權您的團隊。 非緊急但重要的任務通常包括戰略規劃、網絡和個人層面的鍛煉。它們構成了您業務的核心，不應被遺忘。處理這些任務的最佳方法是為它們制定計劃。將它們包含在您的日曆中並設置通知，以便您及時完成它們。 不緊急也不重要？我想你知道答案，直接丟在垃圾箱裡。
A9. 保留任務的可視化儀表板
儘管您的計劃的可視化可能看起來比實際更美觀，但清晰的顯示有巨大的好處。
讓我們以看板為例：每項任務都用一張卡片表示，明確列出了負責人、截止日期和說明。您可以將工作流程中的所有任務組織成列。最左邊：還有待做。中：進行中。最右邊：完成。 那麼這有什麼用呢？ 對於初學者來說，你總是知道還有什麼工作要做，所以在你發現自己有空閒時間的罕見時刻，你可以繼續做那些被擱置的任務。
然後是多人格式。當您對工作量感到不知所措時，您可以輕鬆地將任務委派給您的團隊。現在負責人會收到通知，你可以歇口氣，理清思緒。
A10. 從源頭上減少工作量，拒絕多餘的工作
管理門外的工作量是您的責任，而且是您自己的責任。如果你繼續接受任務，你的客戶就沒有理由認為他們讓你超出負荷了。
因此，也許我們最有力的秘訣就是學習說不的藝術。這絕不像聽起來那麼容易。如果您剛開始作為一名企業主，您將希望承擔您遇到的每一項工作，如果您工作超負荷，則很難從樹上看到木材。
使用最低可接受費率 (MAR) 來構建您的新藝術形式。任何低於您要價的東西都會立即但有禮貌的被否決。然後是時候確定您從當前客戶那裡獲得的工作是否真的值得。你賺的錢能證明你投入的時間是合理的嗎？你經常讓你的工作日延伸到一個工作晚上嗎？
當你是一名企業主時，你已經果斷地選擇退出朝九晚五的上班族生活了。因此，在您的職業生涯中，您很可能會成為 工作超出負荷 的優先候選人。但是下一次出現“任務太多，時間不夠”的感覺時，要知道你已經掌握了讓自己的生活更輕鬆所需的策略和工具。 說到這些工具，我們會讓您輕鬆上手。從專案管理、時間跟踪管理到 CRM 和無限日曆，Bitrix24 為您提供作為企業家開展業務所需的一切。 因此，如果您想要幫助您不再被工作量所淹沒的技術，請立即免費註冊 Bitrix24！
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